Probus Leuven

HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN PROBUS LEUVEN.

(gewijzigd op 5 juli na goedkeuring van de ledenvergadering van 5 juli 2018)

 

  1. Clubvergaderingen worden in de regel gehouden op de eerste en derde donderdag van de maand. Eventuele afwijkingen behoren tot de bevoegdheid van het bestuur dat de leden hierover tijdig inlicht.

De bijeenkomsten beginnen om 12.30 uur in het clublokaal of op een andere plaats die dan minstens een week op voorhand meegedeeld wordt. In normale omstandigheden eindigen de bijeenkomsten om 15 uur.
De partners van de leden en van de overleden leden zijn uitgenodigd om deel te nemen aan de tweede vergadering van de maand en aan andere georganiseerde activiteiten.
Het vermelde bedrag voor deelname aan lunches en uitstappen dient uiterlijk 48 uur voor aanvang van de activiteit op de bankrekening toe te komen. Het bestuur bij monde van zijn voorzitter en/of penningmeester mag andere betalingsmodaliteiten bepalen naargelang de aard van de activiteiten.
De leden melden hun aanwezigheid of eventuele afwezigheid ten laatste de maandag voor de vergadering vóór 12 uur bij de secretaris-penningmeester. Voor de tweede vergadering van de maand melden de leden en de partners van de leden hun eventuele afwezigheid, eveneens de maandag voor deze vergadering vóór 12 uur. Zonder afmelding betalen zij telkens de kosten van de voorziene lunch.

  1. Plaats van de vergadering, indien niet anders is omschreven in de uitnodiging of aankondiging: Faculty Club, Groot Begijnhof 14, 3000 Leuven

 

  1. Het bestuur bepaalt jaarlijks de hoogte van de jaarlijkse bijdrage en deelt dit uiterlijk de eerste ledenvergadering van februari mee. De leden betalen dan hun bijdrage binnen de 14 dagen.

Nieuwe leden betalen een zelfde bijdrage bij hun toetreding tot de club. Partners van overleden leden en andere buitengewone leden betalen per persoon de helft indien zij het wensen om te blijven deelnemen aan het clubleven.

  1. Verkiezing van het bestuur.

 

Een algemene ledenvergadering zal gehouden worden op de eerste donderdag van de maand oktober van het tweede ambtsjaar van de voorzitter. Tijdens deze vergadering zal een nieuwe voorzitter en daarna een nieuwe vicevoorzitter gekozen worden. Beiden zullen dan op 1 januari in functie treden. De nieuw gekozen voorzitter duidt uiterlijk op 30 november een secretaris en/of penningmeester aan.

Zijn verkiesbaar als voorzitter: alle leden die op de datum van de verkiezing minstens twee jaar lid zijn. Zijn verkiesbaar als vicevoorzitter: alle leden die op de datum van de verkiezing minstens één jaar lid zijn.
Clubleden die om persoonlijke redenen niet op de kieslijst wensen te komen, melden dit aan de voorzitter uiterlijk tien dagen voor de verkiezingsdag.

De uittredende voorzitter mag slechts tijdens het vierde jaar na het einde van zijn mandaat herkozen worden. De ondervoorzitter is na zijn ambtstermijn niet herkiesbaar als ondervoorzitter wel als voorzitter. Het mandaat van secretaris en/of penningmeester eindigt samen met dat van de voorzitter maar is vernieuwbaar.

Bij het wegvallen van één van de bestuursleden in de loop van het mandaat beslissen de overblijvende bestuursleden, samen met de oud-voorzitter, hoe de continuïteit in het bestuur moet gewaarborgd worden.

De verkiezing van de voorzitter gebeurt bij een éénmalige geheime stemming. De stemmen worden geteld door twee leden, aangeduid door de voorzitter. De kandidaat met het hoogste aantal stemmen is verkozen tot voorzitter. De verkiezing van de ondervoorzitter volgt dezelfde procedure.
Bij staking van stemmen is diegene verkozen, die het langste lid is van de club. 
Samen met zijn vicevoorzitter stelt de voorzitter tevens een nieuwe bestuursploeg samen uiterlijk op 30 november. 
De uittredende voorzitter zal ook de volgende twee jaar zetelen in het bestuur als past-voorzitter.
In de loop van de maand december komt het oude en het nieuwe bestuur samen voor het uitwisselen van documenten en het regelen van de bestuursoverdracht.

  1. Voor de organisatie van specifieke activiteiten kan het bestuur een beroep doen op een commissie ad hoc, bestaande uit clubleden buiten het bestuur.

 

  1. De leden.
    1. Aanwerving

Het aanwerven van nieuwe leden gebeurt enkel op uitnodiging van de club. Elk lid kan kandidaat-leden voordragen. De kandidatuur zal aan de voorzitter gemeld worden. De andere clubleden mogen in deze fase niet ingelicht worden over de kandidatuur. De voorzitter zal samen met de andere bestuursleden de kandidatuur beoordelen. Bij ongunstig advies zal de voorzitter dit melden aan het clublid dat de kandidaat heeft voorgesteld. De aanwervingsprocedure wordt dan niet verder gezet.
Bij gunstig gevolg zal de voorzitter de naam van de kandidaat tijdens de volgende bijeenkomst voorleggen en verder voorgesteld worden door het aanbrengende lid aan alle leden, die twee weken de tijd hebben om bij de voorzitter bezwaar in te dienen. Deze kandidatuur zal ook vermeld worden in het verslag van deze bijeenkomst.

Indien door één der clubleden bezwaar wordt aangetekend, dan zal het clubbestuur, na rijp beraad en ruggenspraak met het clublid dat bezwaar heeft aangetekend, beslissen of het aanvaardingsproces wordt stopgezet of kan doorgaan. Wordt de kandidaat niet aanvaard, dan laat de voorzitter dit weten aan het clublid dat de kandidaat heeft voorgesteld. 
Bij aanvaarding wordt dit aan de clubleden meegedeeld en zal de kandidaat, langs het aanbrengende clublid, uitgenodigd worden om bij een volgende ledenvergadering officieel opgenomen te worden als nieuw Probus-clublid.

 

    1. Soorten leden

Probus Leuven voorziet in drie soorten leden: 
Gewoon lid, kortweg lid genoemd: een lid neemt regelmatig deel aan het clubleven en bepaalt als dusdanig mede de eigenheid van de club. Hij vormt samen met de andere leden het ledenbestand. 
Buitengewoon lid: een lid dat niet meer regelmatig kan deelnemen aan het clubgebeuren, maar zijn banden met de club wenst te behouden, kan het statuut van buitengewoon lid aanvragen. Hij betaalt de helft van het lidgeld, blijft steeds welkom en wordt geïnformeerd zoals de leden. Hij maakt evenwel geen deel uit van het ledenbestand en heeft ook geen stemrecht. De partners van de buitengewone leden genieten dezelfde status als die van hun partner. Het statuut van buitengewoon lid wordt verleend op eenvoudige aanvraag. Op voorstel van het bestuur kan de algemene vergadering het statuut van buitengewoon lid verlenen aan de partner van een overleden lid, indien deze de banden met de club wenst te behouden en regelmatig wenst deel te nemen aan het clubgebeuren. Ook zij betalen de helft van het lidgeld, blijven steeds welkom op de vergaderingen met partners en op de andere activiteiten en uitstappen. 
Erelid : het bestuur kan een persoon als erelid voordragen op basis van uitzonderlijke redenen of verdiensten. De vergadering van gewone leden beslist met een 2/3 meerderheid of een erelidmaatschap ook effectief wordt toegekend en aan welke activiteiten dit lid kan deelnemen. Ereleden zijn niet stemgerechtigd. Hun jaarlijkse bijdrage wordt door het bestuur bepaald.

6.3     Het aantal leden 
Het streefcijfer van het aantal leden bedraagt 35. Rekening houdend met het leeftijdsprofiel van het ledenbestand, met de participatiegraad van de leden en met het doel de continuïteit van de club te waarborgen, kan het bestuur gunstig adviseren over de aanvaarding van een nieuw kandidaat-lid. De leeftijdsgrens voor nieuwe kandidaat leden zal telkens door het nieuw aangetreden bestuur worden vastgelegd en voorgelegd aan de Algemene Vergadering.

  1. Het huishoudelijke reglement kan gewijzigd worden tijdens iedere ledenvergadering door een stemming met een meerderheid van twee derde van de stemmen van de leden, mits alle leden minstens veertien dagen vóór de vergadering schriftelijk over het voorstel tot wijziging werden ingelicht. Een stemming is pas geldig als het quorum is bereikt van de helft plus één van al de leden.

 

  1. Wanneer er bij stemmingen leden niet aanwezig kunnen zijn, is het mogelijk om een volmacht te geven aan een ander lid, met dien verstande dat elke volmachtdrager maar over één volmacht mag beschikken. Elke volmacht moet worden gemeld worden aan de secretaris of de voorzitter.
Algemeen > statuten > huishoudreglement / tekst / clublied

Probus Leuven