Huishoudreglement voor de werkgroepen
- Een werkgroep is samengesteld uit leden en partners van Probus Leuven die zich vrijwillig en onbaatzuchtig inzetten om de werking van Probus te ondersteunen.
- Leden en partners kunnen op elk ogenblik stoppen of toetreden als lid van een werkgroep.
- De leden kiezen onder hen een vertegenwoordiger of coördinator. Deze zal de agenda opstellen van de groep, de samenkomsten leiden, het verslag opstellen en de bevindingen voorleggen aan het bestuur.
- De werkgroep werkt solidair aan het programma, de coördinator kan niet éénzijdig zijn visie opleggen en zoekt steeds een meerderheid van de leden hun akkoord over een onderwerp of plan.
- De werkgroep zal de voorstellen pas kunnen uitvoeren na goedkeuring ervan door het bestuur. Niet goedgekeurde initiatieven vallen volledig onder de verantwoordelijkheid van de werkgroep die alle consequenties er van assumeert.
- Persoonlijke initiatieven binnen de werkgroep dienen gemeld aan de coördinator die de leden ervan informeert. Alleen als een meerderheid het initiatief goedkeurt kan er verder aan gewerkt worden.
- De werkgroep mag op geen enkele manier enige verbintenis aangaan die Probus Leuven engageert of enige uitgave doen, tenzij zij de opdracht hiertoe expliciet door het bestuur heeft ontvangen. Zo niet kan het bestuur de verbintenissen aan de leden van de werkgroep toeschrijven en hen verantwoordelijk stellen voor de gedane uitgaven.
- Werkgroepen kunnen voor goedgekeurde projecten opties vast leggen die niet bindend zijn en te allen tijde kunnen opgezegd worden zonder kosten indien deze optie nodig blijkt om opportuniteiten te kunnen vergelijken of om te voorkomen dat een opportuniteit zou kunnen verloren gaan. Zodra het bestuur een optie afkeurt dient deze onmiddellijk opgezegd te worden. Werkgroepen dienen dan ook bij het nemen van een optie duidelijk te stellen aan de derde partij bij het aangaan van een optie dat deze afhankelijk is van een goedkeuring door het bestuur.
- De werkgroepen of hun coördinator kan de leiding van een goedgekeurd evenement op zich nemen en dus alle nodige voorzieningen treffen om tot een goede uitvoering te komen, met dien verstande dat het goedgekeurde budget niet mag worden overschreden zonder bijkomende goedkeuring van het bestuur.
- Bij betwisting zal het oordeel van de voorzitter bindend zijn.